Objectifs de la procédure

Les autorités allemandes peuvent demander la légalisation de documents officiels étrangers. Dans les pays signataires de la convention de La Haye la légalisation est remplacée par l’apostille.

La Côte d’Ivoire ne fait pas partie des pays signataires.

Les conditions de la légalisation de documents ivoiriens ne sont pas remplies.

Les registres d’état civil de la Côte d’Ivoire ne sont malheureusement toujours pas fiables, notamment en raison des conflits de la crise politique de 2011. Des documents contrefaits sont également souvent présentés.

C’est la raison pour laquelle l’ambassade vérifie soigneusement les documents ivoiriens. C’est l'autorité compétente allemande, lorsque le document doit être utilisé comme preuve, qui décide si l'examen est nécessaire. Cette autorité peut être une mairie, un tribunal ou l’ambassade. Une vérification des documents ne peut pas être diligentée par des particuliers.

Pour mener l’authentification, l'ambassade dépêche des avocats qui enquêtent dans les circonscriptions de naissance ou les tribunaux respectifs. Sur la base de ces recherches, l'ambassade décide si l'authenticité et l'exactitude du document ivoirien peuvent être confirmées et émet un avis écrit auquel il joint le document vérifié portant la mention de vérification.

Les informations prévues par le règlement européen sur la protection des données (DS-GVO) « RGPD » concernant la nécessité de transférer des données vers des pays tiers doivent être fournies par l’autorité requérante.

Instructions pour les demandes d'entraide administrative

Les autorités qui mandatent l'ambassade aux fins de vérification des documents posent soit des questions spécifiques ou exigent l'authenticité et l'exactitude des documents. La prise en charge des frais de vérification (pour le montant voir ci-dessous) doit être auparavant confirmée. A cet effet, les requérants versent généralement une caution. Pour la transmission de la demande d’entraide administrative, l’adresse officielle du ministère fédéral des Affaires étrangères peut être utilisée.Il est important de bien comprendre que la correspondance nécessaire ne sera effectuée qu'entre l'ambassade et l'autorité requérante. L'autorité requérante doit signaler au demandeur que les demandes de renseignements adressées par des particuliers à l'ambassade resteront sans réponse. En raison de sa charge de travail élevée, l’ambassade prie les requérants de s’abstenir de poser les questions relatives au statut de traitement de leur dossier avant l'expiration du délai de traitement.

Délai de traitement

La mise en service de l'avocat, son examen ainsi que la rédaction de l'avis prennent au moins 3 mois, calculés uniquement après réception complète des documents et confirmation de la prise en charge des frais. Dans des cas particuliers, notamment dans le cas de contrôles en dehors d'Abidjan (c'est-à-dire en dehors des zones Cocody, Treichville, Plateau, Adjamé, Abobo, Yopougon, Marcory, Bingerville), le traitement peut également prendre beaucoup plus de temps, car tous les registres ne sont pas toujours accessibles. En raison de la charge de travail importante, les questions relatives à l'avancement de la vérification ne sont traitées que 4 mois après confirmation de réception.

Coûts

Les coûts de la vérification sont à la charge du demandeur et payés auprès de l’autorité qui diligente la vérification (exemple, la mairie en Allemagne). 155 € sont également facturés par document. 155 € seront également facturés par document.

Avec un seul certificat, la vérification coûte 155 €. Pour chaque acte supplémentaire, il est de 155 € supplémentaires.

IMPORTANT: Les vérifications des jugements supplétifs, jugements de rectification et de retranscription ou des registres scolaires s’élèvent également à 155 € (ce qui est particulièrement nécessaire si les naissances n'ont pas été déclarées dans les 3 mois suivant l’accouchement). Ce n'est que si des actes administratifs ont été délivrés par la même autorité (par ex : un extrait d’acte de naissance et un certificat de célibat) que le prix du deuxième acte sera réduit de moitié (77 €). Donc la vérification de 2 documents au même endroit, les frais s’élèveront à 230€.

Informations relatives aux documents requis pour la vérification

Afin d'éviter des réclamations supplémentaires et de garantir que l'examen puisse s’achever rapidement, les documents suivants doivent être soumis, si possible, sous la forme et l’ordre spécifiés. La traduction des documents n’est pas exigée:

Informations relatives aux types de documents

Avertissement: Toutes les informations contenues dans cette fiche d'information sont basées sur les connaissances et les évaluations de l'ambassade au moment de la rédaction. Aucune garantie ne peut être donnée pour l’intégralité et l'exactitude, en particulier en raison de changements qui surviendraient dans l’intervalle.