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Überprüfung ivorischer Urkunden

25.01.2023 - Artikel

Informationen zur Überprüfung ivorischer Urkunden im Rahmen der Amtshilfe oder auf Veranlassung der Botschaft

Zum Zweck des Verfahrens      

Deutsche Behörden können für ausländische öffentliche Urkunden die Legalisation verlangen. In Vertragsstaaten des Haager Apostilleübereinkommens wird die Legalisation durch die Erteilung der Apostille ersetzt.

Côte d´Ivoire ist kein Vertragsstaat des Haager Apostilleübereinkommens.

Die Voraussetzungen zur Legalisation von ivorischen Urkunden sind nicht erfüllt.

Die Personenstandsregister der Côte d‘Ivoire sind, auch aufgrund der Konflikte während der politischen Krise 2011, leider immer noch unzuverlässig. Häufig werden zudem gefälschte Urkunden vorgelegt.

Daher werden  ivorische Urkunden durch die Botschaft gründlich überprüft. Ob die Überprüfung erforderlich ist, entscheidet die jeweilige Behörde, bei dem die Urkunde zu Beweiszwecken verwendet werden soll, z.B. ein Standesamt, ein Gericht oder die Botschaft selbst. Von Privatpersonen kann eine Urkundenprüfung nicht veranlasst werden.

Für die Prüfung beauftragt die Botschaft Vertrauensanwälte, die bei den jeweiligen ivorischen Registerämtern oder Gerichten Nachforschungen anstellen. Auf Grundlage dieser Recherchen entscheidet die Botschaft darüber, ob die Echtheit und inhaltliche Richtigkeit der ivorischen Urkunde bestätigt werden kann und fertigt hierüber eine Stellungnahme. Auf der Urkunde selbst wird dann ein Prüfvermerk darüber angebracht.

Hinweise für Amtshilfeersuchen

Behörden, die die Botschaft um Urkundenüberprüfung bitten, sollten entweder konkrete Fragen stellen oder um Prüfung auf Echtheit und inhaltliche Richtigkeit ersuchen. Die Übernahme der entstehenden Auslagen (zur Höhe s.u.) ist zuzusagen. Es wird empfohlen, von den Betroffenen eine Sicherheitsleistung anzufordern. Zur Übermittlung der Amtshilfeersuchen an die Botschaft kann der amtliche Kurierweg des Auswärtigen Amts genutzt werden (Auswärtiges Amt, AV Abidjan, 11013 Berlin).  Die Botschaft bittet bei Übersendung um Angabe einer E-Mailadresse um den Eingang des Ersuchens bestätigen und bei Rückfragen zügig Kontakt aufnehmen zu können.

Es wird um Verständnis dafür gebeten, dass die erforderliche Korrespondenz ausschließlich zwischen der Botschaft und der ersuchenden Behörde geführt wird. Die jeweiligen Antragssteller sollten durch die ersuchende Behörde darauf hingewiesen werden, dass direkte Anfragen von Privatpersonen an die Botschaft unbeantwortet bleiben. Wegen des hohen Arbeitsanfalls bittet die Botschaft, bis zum Ablauf der o.g. Bearbeitungsdauer von zusätzlichen Sachstandsanfragen abzusehen.

Bearbeitungsdauer

Die Beauftragung des Anwalts, dessen Prüfung, sowie das Verfassen der Stellungnahme nimmt mindestens 3 Monate in Anspruch, gerechnet erst ab vollständigem Eingang der Unterlagen und Kostenzusage. In Einzelfällen, vor allem bei Überprüfungen außerhalb Abidjans (d.h. außerhalb der Stadtteile Cocody, Treichville, Plateau, Adjamé, Abobo, Yopougon, Marcory), kann die Bearbeitung auch wesentlich länger dauern, da nicht immer alle Register zugänglich sind. Sachstandsanfragen werden aufgrund des großen Arbeitsanfalls erst ab 4 Monate nach Eingangsbestätigung beantwortet.

Kosten              

Die Kosten der Überprüfung sind vom Antragsteller einzuzahlen bei derjenigen Behörde, die die Überprüfung veranlasst (z.B. direkt beim Standesamt). Für die Arbeit der Botschaft wird immer eine Auslagenpauschale von 25€ erhoben. Pro Urkunde werden zudem 155€ fällig. Bei nur einer Urkunde kostet die Prüfung also 180€, für jede weitere Urkunde sind es 155€ zusätzlich.

WICHTIG: Auch für die Prüfung von gerichtlichen Nachbeurkundungsurteilen (jugement supplétif, jugement de rectification/retranscription) oder Schulregistern (die vor allem notwendig ist, wenn Geburten nicht innerhalb von 3 Monaten nach dem Ereignis beurkunden wurden) entstehen Kosten von jeweils 155€. Nur wenn Urkunden von der gleichen Behörde ausgestellt wurden (z.B. bei Geburtsurkunde und Ledikeitsbescheinigung), verringert sich der Preis für die zweite Urkunde um die Hälfte (77€, d.h. bei 2 Urkunden vom gleichen Ausstellungsort 257€ inkl. Auslagenpauschale).

Informationen über die für die Prüfung benötigten Unterlagen

Um Nachforderungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Überprüfung zügig abgeschlossen werden kann, sind möglichst folgende Unterlagen in der genannten Form und Anzahl vorzulegen. Übersetzungen werden von der Botschaft NICHT benötigt:


Form, Anzahl der Exemplare
Dokument

2 Kopien
Reisepass und/oder Personalausweises, wenn vorhanden


Bei Asyl-Antragstellern Informationen über das Einreisedatum nach Europa sowie zu erhobenen Alias-Identitäten

2 Kopien

Informationen zur Schullaufbahn:

1)  Auflistung in französischer Sprache mit Angaben dazu

  • wann der/die Urkundeninhaber/in wo zur Schule gegangen ist, inkl. genauem Namen der Schulen, Ort und Stadtteil, wichtige markante Punkte in der Nähe (z.B. „l’angle de l'intersection du marché de Sicogi, derrière l’Hôpital Général Yopougon-Attié, anciennement appelé PMI de Yopougon“),
  • das Jahr der Einschulung (erste Klasse: CP1), sowie
  • das Jahr des Mittelschul-Eintritt-Examens für den Eintritt von Klasse CM2 in 6ème; „Examen Officiel en Cote d’Ivoire / Certificat d’Etudes Primaires Elémentaires (CEPE)“.

2) Noch vorhandene Schülerausweise, Bescheinigungen der besuchten Schulen („certificat de scolarité“) sowie Zeugnisse aus der Schullaufbahn. Besonders hilfreich ist oft die Bestätigung der Schule („collante“) über den Erhalt  des „Certificat d’Etudes Primaires Elémentaires (CEPE).“ Die Vorlage dieser Unterlagen ist kein Muss, beschleunigt aber die Bearbeitungsdauer oft um mehrere Wochen, da die Unterlagen nicht nachgefordert werden müssen.



siehe unten
Zusätzlich die u.st. Urkunden, je nach Prüfbedarf der Behörde


Informationen zu den Urkundenarten



Form, Anzahl der Exemplare
Dokument

Original mit 2 Kopien


Geburtsurkunde

  • Extrait d'acte de naissance ODER
  • Copie Integrale d'acte de naissance

Wenn Registrierungsjahr und Geburtsjahr stark voneinander abweichen (mehr als 3 Monate), basiert die Urkunde wahrscheinlich auf einer gerichtlichen Nachbeurkundungsanordnung, d.h. einem Urteil namens „Jugement Supplétif“ (vermerkt als Randvermerk „JS“ auf der Geburtsurkunde). Vielleicht wurde die Geburt auch im Rahmen der amtlichen Wiederherstellung von Registern (auch Jugement/ Ordonnance de Reconstitution / Retranscription / Rectification) neu beurkundet.


In diesen Fällen sind die jeweiligen Gerichtsurteile in Kopie vorzulegen. Sollten diese nicht mehr vorhanden und auch bei Gericht nicht mehr erhältlich sein, ist eine gerichtliche Bestätigung hierüber vorzulegen (certificat de recherche infructueuse).


In Fällen der gerichtlichen Nachbeurkundung wird aufgrund des erhöhten Fälschungspotentials in der Regel die Schullaufbahn ebenfalls überprüft. Entsprechende Informationen und Belege (siehe oben) sollten in diesen Fällen unbedingt erbracht und die Kostenübernahme für deren Überprüfung sollte vorab zugesagt werden.

(Für Fälle, in denen die Abstammung eines in Côte d’Ivoire außerhalb der Ehe geborenen Kindes geprüft werden soll, ist zwingend die „Copie Integrale d'acte de naissance“ anzufordern, da nur diese Angaben dazu enthält, ob der Vater die Geburt des Kindes selbst angezeigt und somit die Vaterschaft nach ivorischem Recht anerkannt hat.)


2 Kopien
Falls einschlägig (siehe oben) Gerichtsurteile zur Geburtsurkunde (Jugement supplétif, Ordonnance de Rectification/ Reconstitution etc.)

Original mit 2 Kopien

Ledigkeitsbescheinigung (certificat de célibat):

Die Ledigkeitsbescheinigungen soll vom Geburtsstandesamt bzw. dem Standesamt, welches auch das Geburtsregister führt (z.B. die Commune oder die Unterpräfektur / sous-préfecture), ausgestellt werden.

Ledigkeitsbescheinigungen anderer Behörden  (z.B. erstellt von Gerichten nach Befragung von 2 Zeugen) können zwar auf ihre Echtheit hin überprüft werden. Die inhaltliche Richtigkeit kann von der Botschaft jedoch grundsätzlich nicht bestätigt werden.

Ledigkeitsbescheinigungen, die von der Botschaft der Côte d´Ivoire in Berlin ausgestellt wurden, können nicht von der Botschaft überprüft werden.


Original mit 2 Kopien

Ehefähigkeitszeugnis (Certificat de capacité à mariage bzw. Certificat de capacité matrimonial):

Diese Bescheinigung ist nicht mit dem deutschen Ehefähigkeitszeugnis zu vergleichen. Es wird lediglich die ivorische Gesetzeslage wiedergegeben, nach der eine Heirat nur dann möglich ist, wenn die Beteiligten volljährig sind (nach ivorischem Recht mit Vollendung des 18. Lebensjahres seit Gesetzesänderung i.J. 2019) und die Ehe freiwillig eingehen. Diese Voraussetzungen ergeben sich bereits aus dem Gesetz.

Da die Bescheinigung keinen inhaltlichen Mehrwert hat, wird angeregt, auf die Überprüfung zu verzichten.


Original mit 2 Kopien
Heiratsurkunde (Acte/Extrait d'acte de mariage):

Eine Kopie der Ausweisdokumente der Ehegatten ist vorzulegen. Hatte einer der Ehegatten zum Zeitpunkt der Eheschließung seinen Wohnsitz nicht in der Côte d’Ivoire, muss er zusätzlich einen Nachweis über seinen hiesigen Aufenthalt zum Zeitpunkt der Eheschließung erbringen, z.B. Einreisestempel im (alten) Pass, Visum.

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