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Überprüfung ivorischer Urkunden
Informationen zur Überprüfung ivorischer Urkunden im Rahmen der Amtshilfe oder auf Veranlassung der Botschaft
Was ist eine Urkundenüberprüfung?
Bei einer Vielzahl von Begebenheiten werden deutschen Behörden ausländische Urkunden vorgelegt, beispielsweise wenn die Geburt des eigenen Kindes angezeigt werden soll, wenn man heiraten möchte, wenn man einen Einbürgerungsantrag stellen möchte, und vieles mehr. Dabei bedürfen viele ausländische Urkunden einer Bestätigung der Echtheit.
Die Botschaft hat feststellen müssen, dass in Côte d'Ivoire die Voraussetzungen zur Legalisation (Bestätigung der Echtheit) von öffentlichen Urkunden nicht gegeben sind. Ein nicht unwesentlicher Teil der vorgelegten Urkunden ist inhaltlich unrichtig, verfälscht oder gefälscht. Daher wurde mit Billigung des Auswärtigen Amtes die Legalisation durch die Botschaft eingestellt.
Den innerdeutschen Behörden steht es grundsätzlich frei, die Urkunden aus diesen Ländern im Wege der freien Beweiswürdigung (§ 438 I ZPO) ohne weitere Überprüfung für die beantragte Verwaltungshandlung als echt anzusehen und ihrem Inhalt zu vertrauen.
Es besteht außerdem die Möglichkeit, die ivorischen Personenstandsurkunden und Gerichtsurteile im Rahmen eines Urkundenüberprüfungsverfahren im Wege der Amtshilfe prüfen zu lassen. Eine solche Bitte können ausschließlich deutsche Behörden und Gerichte stellen - Privatpersonen können eine Urkundenüberprüfung nicht einleiten.
Auf einen Blick: Verfahren
Schritt 1
Der/die Urkundeninhaber/in:
- legt alle erforderlichen Unterlagen (siehe unten) im Rahmen seines Antrags bei der Behörde in Deutschland vor,
- zahlt bei der Behörde in Deutschland die Sicherheitsleistung für die Kosten der Überprüfung ein.
Schritt 2
Die ersuchende Behörde (z.B. Standesamt, Gericht, Ausländerbehörde):
- nimmt die Datenschutzbelehrung gemäß der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) über die Notwendigkeit der Datenübermittlung an Drittländer vor. Musterdatenschutzbelehrung
- sendet
- Amtshilfeersuchen, Kostenzusage und Bestätigung, dass die Datenschutzbelehrung erfolgt ist
- Informationen zur Art des Verfahrens, für das die Urkundenüberprüfung benötigt wird
- vollständige Unterlagen
an die Botschaft in Abidjan.
Schritt 3
Die Botschaft:
- Prüft das Ersuchen auf Vollständigkeit,
- beauftragt eine Vertrauensperson mit der Überprüfung der Urkunden,
- wertet den Ermittlungsbericht aus und sendet die Auswertung mit dem Festsetzungsbescheid an die ersuchende Behörde.
- Voraussetzungen und Ablauf der Urkundenüberprüfung
Voraussetzungen und Ablauf der Urkundenüberprüfung
Die deutsche Botschaft wird in Amtshilfe tätig, so dass die ersuchenden Behörden durch die Auswertung der Ermittlungsberichte zu einer Entscheidung im eigenen Verfahren befähigt werden.
Die Kommunikation der Botschaft erfolgt ausschließlich mit den ersuchenden Behörden, nicht mit den Urkundeninhabern oder z.B. deren Verlobten oder deutschen Rechtsanwälten.
Dauer
Die Dauer der Überprüfung beträgt ab Vollständigkeit der Unterlagen mindestens 3 Monate, Bearbeitungszeiten von bis zu 6 Monaten sind jedoch keine Seltenheit, insbesondere dann, wenn es sich um Sachverhalte außerhalb der Hauptstadtregion Abidjan handelt. In Einzelfällen kann die Dauer leider auch länger als 6 Monate betragen.
Kosten
Pro zu prüfende Urkunde werden 155€ fällig. Als Urkunden in diesem Sinne zählen Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Ledigkeitsbescheinigungen, Gerichtsurteile, Schullaufbahnen (einmalig, nicht pro Zeugnis oder Schule), Staatsangehörigkeitsausweise. Keine zusätzlichen Kosten fallen an für die zusätzlich einzureichenden Unterlagen.
Für Urkunden, die von der gleichen Behörde ausgestellt wurden (z.B. bei Geburtsurkunde und Ledigkeitsbescheinigung oder wenn gleichzeitig mehrere Familienmitglieder überprüft werden, deren Geburt am gleichen Ort stattfand) verringern sich die Kosten für die zweite Urkunde um die Hälfte (ca. 77€, d.h. bei 2 Urkunden vom gleichen Ausstellungsort ca. 230€).
Versandweg
Amtlicher Kurierweg des Auswärtigen Amts für inländische Behörden und Gerichte:
Auswärtiges Amt
Für Botschaft Abidjan
Kurstr. 36
10117 Berlin
Die für die Prüfung benötigten Unterlagen
- Übersetzungen werden nicht benötigt.
- Kopien müssen nicht beglaubigt sein.
| 1 Kopie |
Reisepass und/oder Personalausweis, wenn vorhanden |
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Original + 1 Kopie |
Geburtsurkunde - Acte de naissance: Es ist unerheblich, ob es sich um eine gekürzte Geburtsurkunde (extrait) oder die ungekürzte Geburtsurkunde (Copie integrale) handelt. Achtung: Wenn das Geburtsdatum und das Registrierungsdatum mehr als 3 Monate voneinander abweichen, ist zusätzlich der gerichtliche Nachbeurkundungsbeschluss einzureichen. Dieser muss vom zuständigen Gericht ausgestellt worden und im Randvermerk der Geburtsurkunde aufgeführt sein. Der Beschluss kann verschiedentlich benannt sein, z.B. Jugement supplétif, Ordonnance de reconstitution, Retranscription, Rectification. Dieser Nachbeurkundungsbeschluss ist zwingend vorzulegen. Sollte dieser bei Gericht nicht erlangt werden können, ist eine gerichtliche Bestätigung hierüber einzuholen und beizufügen (Certificat de recherche infructueuse). |
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Original + 1 Kopie |
Gerichtsurteil zur Geburtsurkunde - Jugement suppletif o.ä. falls einschlägig, siehe Erläuterung zur Geburtsurkunde |
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Original + 1 Kopie |
falls Prüfbedarf: Heiratsurkunde - Acte de mariage oder Extrait de mariage plus in Kopie Ausweisdokumente beider Ehegatten. Hatte einer der Ehegatten zum Zeitpunkt der Eheschließung seinen Wohnsitz nicht in der Côte d’Ivoire, muss er/sie zusätzlich einen Nachweis über seinen hiesigen Aufenthalt zum Zeitpunkt der Eheschließung erbringen, z.B. Ein-/Ausreisestempel und Visum |
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Original + 1 Kopie |
falls Prüfbedarf: Ledigkeitsbescheinigung - Certificat de célibat ausgestellt vom Geburtsstandesamt bzw. dem Standesamt, welches auch das Geburtsregister führt (z.B. die Kommune oder die Unterpräfektur - sous-préfecture). Ledigkeitsbescheinigungen anderer Behörden (z.B. erstellt von Gerichten nach Befragung von 2 Zeugen) können zwar auf ihre Echtheit hin überprüft werden. Die inhaltliche Richtigkeit kann von der Botschaft jedoch grundsätzlich nicht bestätigt werden. Ledigkeitsbescheinigungen, die von der Botschaft der Côte d´Ivoire in Berlin ausgestellt wurden, können nicht überprüft werden. |
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Original + 1 Kopie |
Ehefähigkeitszeugnis - Certificat de capacité à mariage / Certificat de capacité matrimonial Diese Bescheinigung ist nicht mit dem deutschen Ehefähigkeitszeugnis zu vergleichen. Es wird lediglich die ivorische Gesetzeslage wiedergegeben, nach der eine Heirat nur dann möglich ist, wenn die Beteiligten volljährig sind (nach ivorischem Recht mit Vollendung des 18. Lebensjahres seit Gesetzesänderung i.J. 2019) und die Ehe freiwillig eingehen. Diese Voraussetzungen ergeben sich bereits aus dem Gesetz. Da die Bescheinigung keinen inhaltlichen Mehrwert hat, wird angeregt, auf die Überprüfung zu verzichten. |
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Original + 1 Kopie |
falls Prüfbedarf: sonstige zu prüfende Personenstandsurkunden oder Gerichtsurteile |
| 2 Kopien |
Informationen zur Schullaufbahn Es wird in allen Fällen dringend empfohlen, eine Überprüfung der Schullaufbahn (mindestens Grundschulbesuch) des Urkundeninhabers durchzuführen. In den Fällen, in denen die Geburtsregistrierung erst mehrere Jahre nach der Geburt vorgenommen wurde (siehe Hinweise zur Geburtsurkunde) kommt eine Bestätigung der inhaltlichen Richtigkeit nur dann in Betracht, wenn die Schullaufbahn überprüft werden kann. 1) Auflistung in französischer Sprache mit Angaben dazu
2) Noch vorhandene Schülerausweise, Bescheinigungen der besuchten Schulen („Certificat de scolarité“) sowie Zeugnisse aus der Schullaufbahn. Besonders hilfreich ist oft die Bestätigung der Schule („collante“) über den Erhalt des „Certificat d’Etudes Primaires Elémentaires (CEPE).“ Die Vorlage dieser Unterlagen ist kein Muss, erhöht aber wesentlich die Erfolgsaussichten der Urkundenüberprüfung. |
| 1 Kopie |
Noch vorhandene frühere ivorischer Reisepässe, Personalausweise (Carte d'identité) und Führerscheine Je mehr und ältere Dokumente der/die Urkundeninhaber/in vorlegen kann, desto wahrscheinlicher ist ein positives Ergebnis der Überprüfung. |
| Bei Asyl-Antragsteller/innen Informationen über das Einreisedatum nach Europa sowie zu erhobenen Alias-Identitäten |